Saisir une action de formation

 

Saisir les champs nécessaires à l’instruction de la demande « Etape 1-DEMANDE à 6-TRANSMISSION ».

Tous les champs signalés par un astérisque sont obligatoires

  1. DEMANDE

 

  • SIRET : sélectionner le numéro de Siret correspondant à la demande
  • ADEFIM : doit correspondre à l’Adefim qui va gérer la demande.
    • Champ renseigné par défaut si l’ensemble de vos dossiers sont gérés par une seule Adefim.
    • Champ à sélectionner si vos dossiers sont gérés par plusieurs Adefim

(exemple : l’Adefim Aquitaine gère les actions de formation/VAE et BC et l’Adefim Midi Pyrénées gère les contrats de pro. Dans le cas de la saisie d’une action, il conviendra de sélectionner l’Adefim Aquitaine).

  • NATURE de la Formation : activer l’un des deux indicateurs

 

Après chaque étape il est important de cliquer sur le bouton  pour enregistrer les données.

Attention, si vous cliquer sur, à ce stade la saisie sera perdue.

 

  1. FORMATION

 

  • FINALITE DE L’ACTION : sélectionner le type de qualification
  • NIVEAU VISE de la formation : uniquement si RNCP
  • INTITULE de la Formation : saisie libre

 

si CQPM saisir les 3 derniers numéros pour faire apparaître son intitulé

  • REFERENCE INTERNE : vous avez la possibilité de saisir ici une référence interne qui sera stockée dans l’application de gestion de l’Adefim afin de faciliter le reporting
  • FORMATION INTERNE : à activer le cas échéant
  • DATE : préciser la date de début et de fin de formation au format JJ/MM/AAAA
  • DUREE : jours, heures et minutes
  • NOMBRE DE PARTICIPANTS / stagiaires
  • CONDITION : activer l’indicateur INTRA ou INTER suivant le cas

Intra entreprise : pour les salariés d’une seule entreprise

Inter  entreprise : pour des salariés de plusieurs entreprises

 

 

Cliquer sur le bouton  pour enregistrer les données.

A partir de l’affichage de l’étape 3-Organisme, les informations des étapes précédentes sont enregistrées. En cas d’interruption dans la saisie par un clic sur le bouton, votre dossier sera visible dans « Consulter mes dossiers » et vous pourrez poursuivre la saisie.

 

  1. ORGANISME
  • SIRET : saisir les 3 premiers chiffres Siret de l’OF et sélectionner un enregistrement de la liste déroulante
  • CONTACT : choisir un contact existant dans la liste déroulante ou le créer
  • COUT de la Formation : indiquer le coût pédagogique HT (hors Evaluation et certification)
  • PAIEMENT DIRECT : activer l’un des deux indicateurs

 

Cliquer sur le bouton  pour enregistrer les données

 

  

  1. STAGIAIRE

 

  • Dossier mono stagiaire


Les champs seront complétés automatiquement par les valeurs connues.

 Informations du salarié :

Les stagiaires importés dans Opcaim Solutions jusqu’au 19/06/2018 ont été intégrés dans le référentiel de la nouvelle version.

Pour affecter un salarié existant, dans le champ « Nom » saisir les premières lettres et sélectionner la personne souhaitée.

Si le salarié n’existe pas, saisir tous les champs signalés par un *

 

 Informations durée :

La durée de l’action saisie dans l’étape 2-FORMATION est reportée.

A ce stade, en cas de formation réalisée en dehors du temps de travail, vous devez compléter à minima la durée en heure.

 

Dans le cas où le stagiaire mobilise son CPF, activer l’indicateur associé afin de faire apparaître les champs spécifiques à compléter.

 

La clé du NIR se calcule automatiquement, cependant il est nécessaire de vérifier que cette valeur soit présente.

 

 Coûts et frais :

Compléter le cas échéant :

  • Montant de la certification
  • Montant de l’évaluation pré-formative (test de positionnement) ainsi que sa durée.

Si votre dossier comporte des frais annexes, activer l’indicateur et renseigner les éléments.

 

 

  • Dossier multi stagiaires

 

Vous pouvez  soit :

  • Recherche un salarié qui a été précédemment importé
  • Ajouter un nouveau stagiaire
  • dans le cas ou vous importez les données stagiaires depuis votre logiciel RH, importer les stagiaires via un fichier au format csv (reportez-vous à l’article « Importer des stagiaires »)

 

 

  1. JUSTIFICATIFS

 

L’écran se compose en 4 parties :

A- Liste des pièces justificatives

 

Pour la transmission du dossier à l'Adefim, seul les documents marqués d'un * sont obligatoires.

 

B-Espace de dépôt des fichiers

Attention : le poids maximum de chaque pièce est de 5Mo =5000 ko

 

C-Espace de rattachement des pièces par type



Pour attacher un ou des document(s) à un type, vous devez sélectionner le(s) justificatif(s)  et cocher le(s) type(s)  correspondant(s) puis valider .


D-Espace de visualisation des pièces

 

 

 

6- TRANSMISSION

 

La synthèse de la demande est affichée pour vérifier les données.

En cas d’erreur de saisie, à ce stade, vous pouvez modifier les informations dans chacune des étapes.

Si besoin vous pouvez télécharger le document 

Puis dès que tout est OK, certifier les informations de votre demande et cliquer sur 

 

 La fenêtre pop-up de fin de saisie s’affiche et vous précise le numéro de la demande qui a été transmise à l’Adefim.

 

Vous pourrez suivre l’avancement de votre dossier dans le menu 

Pour plus d'information consultez l'article « Consulter et suivre les demandes »

 

Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande

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