Import référentiel Salarié

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1. Import du référentiel

  1. Cliquez sur IMPORTER

     

 

  1. Téléchargez le fichier exemple CSV  
  2. Collez les données extraites de votre base de données à partir de la ligne 2 en suivant les instructions suivantes :
    • respectez l’ordre des colonnes ;
    • respectez les intitulés des colonnes ;
    • supprimez les lignes vides;
  3. IMPORTANT ! Personnalisez le format des Siret (voir point 4. listes d’erreurs) ;
  4. Enregistrez au format CSV ;
  5. Importez votre fichier ;
  6. Modifiez les erreurs le cas échéant ;
  7. Visualisez vos salariés.

 

2. Données et contrôles

Afin d’assurer une qualité référentielle (nécessaire pour un suivi qualitatif, et aux statistiques notamment), et dans le respect de la Charte Qualité de l’OPCAIM, des informations obligatoires relatives aux salariés doivent être renseignées.

  • Les données obligatoires

 

  • Les données facultatives

 

  • Lors de l’import de votre fichier des contrôles vont s’opérer pour vérifier la cohérence du fichier.
  • Vérifications des formats
    • Les champs de type date au format : JJ/MM/AAAA
    • Les correspondances de valeur :

 

Contrôles de cohérence

    • Age compris entre 16 et 70 ans
    • Si date de fin de contrat renseignée, celle-ci doit être supérieure à la date d’embauche
    • Si le n° de sécurité sociale (NIR) est renseigné, il doit être constitué de 13 caractères suivis d'une clé de contrôle de 2 chiffres

3. Transformation des données au format csv

  • A partir d’un document Excel
    • Fichier
      • Enregistrer sous
        • Type : CSV (séparateur: point-virgule)

 

 

4. Liste des erreurs

  • En cas d’erreur, un tableau s’affiche à l’écran qui décrit les erreurs rencontrées et vous permet de les corriger dans votre csv. Il suffit de relancer le traitement pour finaliser l’importation de vos données. Ce tableau est constitué de :
    • n° de SIRET
    • n° de ligne en erreur
    • nom et prénom du salarié
    • description des erreurs rencontrées

 


Attention : Sous Excel, à l’ouverture d’un fichier de type csv, les données numériques s’affichent au format scientifique si la chaîne de caractères est supérieure à 11 chiffres. Ce qui est le cas pour le Siret qui contient 14 chiffres (ex : le Siret 01234567800011 donnera la valeur scientifique 1,23457+12 le zéro de gauche n’étant pas pris en compte, et le Siret 61234567800011 donnera 6,12346+13) ainsi que pour le n° de sécurité sociale (NIR) en 15 chiffres.

 

Le Siret et le n° de sécurité sociale (NIR) doivent donc être retransformés au bon format. Par exemple pour le Siret :

  • Sélectionnez tous les SIRET de la colonne A : Ctrl + Maj + flèche du bas
  • Format de cellule
    • Autres formats numériques…
      • Personnalisée
        • 00000000000000 (saisir 14 zéro pour un Siret) puis OK

 

  • Si des n° de sécurité sociale sont inscrits dans le fichier, il faut réaliser la même opération mais cette fois avec 15 zéros comme format personnalisé ;
  • Une fois les données corrigées au bon format, enregistrez votre fichier au format csv.

 

 

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